ಇಮೇಲ್‌ ಬಳಕೆದಾರರು ತಿಳಿಯಲೇಬೇಕಾದ 10 ನಿಯಮಗಳು

By Suneel

| Published: Saturday, February 13, 2016, 17:13 [IST]

ಸಮಾಜಿಕ ವ್ಯವಸ್ಥೆ ಬದಲಾದಂತೆ ಇಂದು ಕಂಪ್ಯೂಟರ್‌ ಕೆಲಸಗಳೇ ಹೆಚ್ಚಾಗಿವೆ. ಕಂಪ್ಯೂಟರ್‌ನಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ನಿರ್ವಹಿಸುವವರು ವಾರದಲ್ಲಿ ಶೇಕಡ 75 ರಷ್ಟು ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಇತರರಿಗೆ ಕಳುಹಿಸುವುದು ಹಾಗೂ ಇತರರಿಂದ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ನೀಡುವ ಕೆಲಸ ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತಿರುತ್ತಾರೆ. ಕಂಪ್ಯೂಟರ್‌ ಕೆಲಸ ನಿರ್ವಹಿಸುವ ಬಹುಸಂಖ್ಯಾತ ವೃತ್ತಿಪರರಿಗೆ ಇಂದಿಗೂ ಸಹ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ನಿರ್ವಹಿಸಲು ಬರುತ್ತಿಲ್ಲ ಎಂದು ವೃತ್ತಿ ತರಬೇತುದಾರ ಬಾರ್ಬರಾ ಪ್ಯಾಚರ್ ಹೇಳಿದ್ದಾರೆ.

ಓದಿರಿ :2500 ವರ್ಷಗಳ ಹಿಂದೆಯೇ ಲ್ಯಾಪ್‌ಟಾಪ್‌ ಬಳಕೆ: ಗ್ರೀಕ್‌ ಪ್ರತಿಮೆ

ಇಂದು ಆನ್‌ಲೈನ್‌ ಹಾಗೂ ಇಮೇಲ್‌ ನಿರ್ವಹಣೆಯಲ್ಲಿ ಸಣ್ಣ ಸಣ್ಣ ತಪ್ಪುಗಳು ಸಹ ದೊಡ್ಡ ಮಟ್ಟದಲ್ಲಿ ಸಮಸ್ಯೆ ಉಂಟುಮಾಡಬಲ್ಲವು. ಆದ್ದರಿಂದ ವೃತ್ತಿ ತರಬೇತುದಾರರಾದ ಬಾರ್ಬರಾ ಪ್ಯಾಚರ್ ರವರು ಇಮೇಲ್‌ ನಿರ್ವಹಣೆಯಲ್ಲಿ ಎಲ್ಲರೂ ಮುಖ್ಯವಾಗಿ ತಿಳಿಯಲೇ ಬೇಕಾದ ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಹಂತದ 10 ನಿಯಮಗಳು ಯಾವುವು ಎಂದು ತಿಳಿಸಿದ್ದಾರೆ. ಅವುಗಳು ಯಾವುವು ಎಂದು ಇಂದಿನ ಲೇಖನದಲ್ಲಿ ತಿಳಿಯಿರಿ.

ಸ್ಪಷ್ಟ ಮತ್ತು ನೇರ ವಿಷಯ

ನೀವು ಇತರರಿಗೆ ಕಳುಹಿಸಿದ ಇಮೇಲ್‌ ಅನ್ನು ಅವರು ನಿಮ್ಮ ವಿಷಯ (Subject line)ವನ್ನು ನೋಡಿ ಓಪನ್‌ ಮಾಡುತ್ತಾರೆ. ಮೀಟಿಂಗ್‌ ದಿನಾಂಕ, ಪ್ರೆಸೆಂಟೇಶನ್‌ ವಿಷಯಗಳು, ಪ್ರಪೋಸಲ್‌ಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಇಮೇಲ್‌ಗಳು ಉದಾಹರಣೆಯಾಗಿವೆ.

ವೃತ್ತಿಪರ ಇಮೇಲ್‌ ವಿಳಾಸ

ನೀವು ಒಂದು ಕಂಪನಿಯಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತಾ ಅದರ ಕಾರ್ಯಚಟುವಟಿಕೆಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ ಇಮೇಲ್‌ ಬಳಸುತ್ತಿದ್ದರೆ ಅದಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ ಇಮೇಲ್‌ ವಿಳಾಸ ಆಯ್ಕೆಮಾಡಿಕೊಳ್ಳುವುದು ಉತ್ತಮ.

ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ನೀಡುವಾಗ 2 ಭಾರಿ ಚಿಂತಿಸಿ

ಇಮೇಲ್‌ ಕಳುಹಿಸಿದ ಎಲ್ಲರ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಸಹ ಯಾರು ಸಹ ನೋಡಲು ಸಿದ್ದರಿರುವುದಿಲ್ಲಾ ಆದ್ದರಿಂದ ನೀವು ಇಮೇಲ್‌ಗೆ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ನೀಡುವ ಮುನ್ನಾ ಯಾರು ಮೊಬೈಲ್‌ ನೋಟಿಫಿಕೇಶನ್‌ ಪಡೆಯುತ್ತಾರೆ, ಕಂಪ್ಯೂಟರ್‌ ಸ್ಕ್ರೀನ್‌ ಮೇಲೆ ನೋಟಿಫಿಕೇಶನ್‌ ಪಡೆಯುತ್ತಾರೆ ಎಂಬುದನ್ನು ತಿಳಿಯಿರಿ. ಅವರಿಗೆ ಸಮಯ ನೋಡಿ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ನೀಡಿ.

ಸಹಿಯನ್ನು ಸೇರಿಸಿ

ಇಮೇಲ್‌ ಕಳುಹಿಸುವಾಗ ನಿಮ್ಮ ಪೂರ್ಣ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಸೇರಿಸಿ. ನಿಮ್ಮ ಪೂರ್ಣ ಹೆಸರು, ಕಂಪನಿ ಹೆಸರು, ನಿಮ್ಮ ವಿಳಾಸ, ಸಂಪರ್ಕದ ವಿಳಾಸ ಸೇರಿಸಿ ಇಮೇಲ್‌ ಮಾಡಿ. ಇದು ನಿಮ್ಮ ಪ್ರಚಾರಕ್ಕಾಗಿ ಅನುಕೂಲವಾಗುವುದು. ಆದರೆ ಅಧಿಕವಾದ ಮಾಹಿತಿ ಸೇರಿಸಬೇಡಿ.

ಆಶ್ಚರ್ಯ ಸೂಚಕ ಅಂಶಗಳು

ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್‌ ಅಂಶಗಳಲ್ಲಿ ಆಶ್ಚರ್ಯ ಸೂಚಕ ಚಿಹ್ನೆ ಸೇರಿಸುವುದಾದರೆ ಕೇವಲ ಒಂದು ಆಶ್ಚರ್ಯ ಸೂಚಕ ಚಿಹ್ನೆಯನ್ನು ಬಳಸಿ. ಅಧಿಕವಾದ ಚಿಹ್ನೆಗಳು ಪ್ರತಿ ವಾಕ್ಯದಲ್ಲೂ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲ. ಅಂಶಗಳನ್ನು ಪದಗಳಲ್ಲಿ ಹೇಳಿ.

ಹಾಸ್ಯದ ಬಗ್ಗೆ ಎಚ್ಚರ

ಹಾಸ್ಯವು ಯಾವಾಗಲು ಧ್ವನಿ ಮತ್ತು ಮುಖಚರಿಯೆಯಲ್ಲಿ ಹೆಚ್ಚಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಅದನ್ನು ಭಾಷಾಂತರಿಸಿ ಪದಗಳಲ್ಲಿ ಇಟ್ಟರೆ ಪ್ರಯೋಜನವಾಗಲಾರದು, ಆದ್ದರಿಂದ ಹಾಸ್ಯದ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಬಿಡುವುದೇ ಒಳ್ಳೆಯದು. ಅಥವಾ ಇಮೇಲ್‌ ಸ್ವೀಕೃತದಾರರು ನಿಮಗೆ ಹೆಚ್ಚು ಆತ್ಮೀಯವಾದಲ್ಲಿ ಮಾತ್ರ ಹಾಸ್ಯದ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ.

ಪ್ರತಿ ಸಂದೇಶಗಳ ಪರಿಷ್ಕರಣೆ

ನೀವು ಕಳುಹಿಸುವ ಸಂದೇಶಗಳು ತಪ್ಪಿದಲ್ಲಿ ಸ್ವೀಕೃತದಾರರಿಂದ ತಿರಸ್ಕೃತಗೊಳ್ಳಬಹುದು. ಆದ್ದರಿಂದ ನೀವು ಕಳುಹಿಸುವ ಸಂದೇಶಗಳನ್ನು ಎರಡು ಭಾರಿಯಾದರೂ ಪರಿಶೀಲಿಸಿ ನಂತರ ಕಳುಹಿಸಿ.

ಸ್ವೀಕೃತಿದಾರರ ವಿಳಾಸ

ನೀವು ಕಳುಹಿಸಬೇಕದಾ ಇಮೇಲ್‌ ವಿಳಾಸ ಸರಿ ಇರುವ ಬಗ್ಗೆ ಎರಡು ಭಾರಿ ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ. ತಪ್ಪು ವಿಳಾಸಕ್ಕೆ ಇಮೇಲ್‌ ಹೋದಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ಡೇಟಾ ದುರ್ಬಳಕೆಯಾಗುವ ಅವಕಾಶವು ಉಂಟು.

ಕ್ಲಾಸಿಕ್‌ ಅಕ್ಷರ ವಿನ್ಯಾಸ

ನಿಮ್ಮ ಮೇಲ್‌ಗಳು ಇತರರಿಗೆ ಓದಲು ಅನುಕೂಲವಾಗುವಂತೆ ಯಾವಾಗಲು ಕ್ಲಾಸಿಕ್‌ ಅಕ್ಷರ ವಿನ್ಯಾಸ ಬಳಸಿ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ ಅಕ್ಷರ ಗಾತ್ರ 12, ಅಕ್ಷರ ವಿನ್ಯಾಸ Arial, Calibri, Times New Roman ಇರಲಿ. ಕನ್ನಡ ಬರಹವಾದರೆ nudi 1e ಅಕ್ಷರ ವಿನ್ಯಾಸ ಇರಲಿ

ಇಮೇಲ್‌ ವಯಕ್ತಿಕವಲ್ಲ

ನೀವು ಕಳುಹಿಸುವ ಯಾವುದೇ ಇಮೇಲ್‌ಗಳು ವಯಕ್ತಿಕವಲ್ಲ. ಪ್ರತಿ ಇಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್‌ ಸಂದೇಶಗಳು ಸಹ ಟ್ರಯಲ್‌ ಆಗಿ ಮಾರ್ಪಾಡುತ್ತವೆ. ಆದ್ದರಿಂದ ನೀವು ಬರೆದ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಪರೀಕ್ಷಿಸಿ. ಅಲ್ಲದೇ ಇತರರಿಗೆ ಬೇಸರ ತರುವಂತ ಯಾವುದೇ ಸಂದೇಶಗಳನ್ನು ಮಾಡಬೇಡಿ. ಇಮೇಲ್‌ಗಳು ಅಪಾಯಕಾರಿಯಾಗಿ ಇತರರಿಗೆ ತಲುಪಬಹುದಾಗಿದೆ.